Vào tháng 2 năm 2023, Thành phố Hyuga, Tỉnh Miyazaki và SoftBank đã ký thỏa thuận hợp tác toàn diện để thúc đẩy “Kế hoạch xúc tiến DX của Thành phố Hyuga” Với việc ký kết thỏa thuận này, cả hai bên sẽ tận dụng tối đa các nguồn lực của cả hai bên để phát triển các dự án cải thiện dịch vụ công dân bằng công nghệ kỹ thuật số, cải thiện hoạt động kinh doanh thông qua chuyển đổi kỹ thuật số các hoạt động nội bộ của chính phủ và giải quyết các vấn đề xã hội thông qua số hóa khu vực

Dựa trên thỏa thuận này, SoftBank đã bố trí Trợ lý Giám đốc Thông tin (CIO) thường trú tại Thành phố Hyuga kể từ tháng 4 năm nay để hỗ trợ DX

Ngoài ra, vào ngày 28 tháng 7 năm 2023, hai bên cũng đã ký biên bản ghi nhớ nhằm mục đích cùng nghiên cứu ứng dụng thực tế của AI trong hoạt động kinh doanh Nghiên cứu chung nhằm mục đích cải thiện dịch vụ công dân và cải thiện hoạt động trong các tòa nhà chính phủ bằng cách sử dụng Microsoft Azure OpenAI

Tóm tắt nghiên cứu chung về ứng dụng thực tế của AI trong hoạt động kinh doanh

Thành phố Hyuga là chính quyền địa phương đầu tiên ở Nhật Bản tiến hành nghiên cứu chung về việc sử dụng Microsoft Azure OpenAI của SoftBank và SoftBank có kế hoạch sử dụng mô hình này làm cơ sở để thúc đẩy triển khai dịch vụ cho các chính quyền địa phương khác trên cả nước

Kế hoạch Xúc tiến DX của Thành phố Hyuga, kéo dài từ tháng 2 năm 2022 đến tháng 3 năm 2026, nhằm mục đích cải thiện dịch vụ dành cho cư dân và cải cách cách làm việc của nhân viên

Để cải thiện dịch vụ dành cho cư dân, các thủ tục hành chính như nhiều ứng dụng và đặt chỗ cơ sở sẽ có thể được thực hiện trực tuyến bất kỳ lúc nào bằng điện thoại thông minh, vv và các phí tiện ích như thuế, phí và phí sử dụng cũng sẽ được thanh toán không dùng tiền mặt bằng mã QR và tiền điện tử

Ngoài ra, chúng tôi mong muốn giúp người dân và chính phủ giao tiếp dễ dàng hơn bằng cách sử dụng SNS, vv để nhận thông báo và tư vấn

Trong khi đó, về mặt cải cách phong cách làm việc của nhân viên, các hệ thống cốt lõi như thuế, phúc lợi và thông tin cư dân sẽ tương thích với các thông số kỹ thuật được tiêu chuẩn hóa bằng cách sử dụng môi trường đám mây quốc gia, từ đó giảm công việc và chi phí bảo trì hệ thống do sửa đổi pháp lý Ngoài ra, thời gian làm việc của nhân viên sẽ được giảm bớt bằng cách sử dụng RPA cho các nhiệm vụ đơn giản như nhập dữ liệu và sử dụng AI cho các nhiệm vụ phán đoán nâng cao Hơn nữa, chúng tôi mong muốn tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và dễ dàng, không giới hạn thời gian hoặc địa điểm bằng cách thúc đẩy hệ thống không cần giấy tờ và sử dụng các phương thức thanh toán điện tử, làm việc từ xa và hội thảo trên web

Sáng kiến Kế hoạch Xúc tiến DX của Thành phố Hyuga

Vào ngày 5 tháng 10, tại Softbank World 2023, Thị trưởng Thành phố Hyuga Kohei Toya cho biết ``Kế hoạch Xúc tiến DX của Thành phố Hyuga'' nhằm mục đích giảm chi phí 180 triệu yên mỗi năm Việc giảm chi phí này sẽ đạt được bằng cách giảm số giờ làm thêm của mỗi người trong số 600 nhân viên của công ty xuống 20 phút mỗi ngày

Thành phố Hyuga đặt mục tiêu giảm chi phí 180 triệu yên mỗi năm thông qua DX

"Khi đến tòa thị chính, bạn phải điền nhiều loại giấy tờ khác nhau và chuyển chúng đi khắp nơi Để tránh điều đó, chúng tôi muốn tạo ra tình huống mà bạn có thể đăng ký trực tuyến Ngoài ra, tòa thị chính rất bận rộn và có rất nhiều người làm việc ngoài giờ và vào ngày nghỉ Tôi muốn cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống bằng cách tinh giản công việc" (Kohei Toya, Thị trưởng thành phố Hyuga, ngày 5 tháng 10, Softbank World năm 2023)

Kohei Toya, Thị trưởng thành phố Hyuga

Là BƯỚC 1, thành phố sử dụng "Microsoft Azure OpenAI" để trả lời cuộc họp, biên bản, lời chào, tài liệu quan hệ công chúng, vv PoC (Proof of Concept) kéo dài hai tháng sẽ bắt đầu vào tháng 12 năm nay

“Tôi muốn sử dụng AI tổng hợp để viết phản hồi cho quốc hội và tạo ra nhiều tài liệu khác nhau cho công việc” (Kohei Toya, Thị trưởng thành phố Hyuga, ngày 5 tháng 10, Softbank World 2023)

Trụ sở Xúc tiến Công trình Công cộng Softbank Tổng Giám đốc Kashiwagi đã thuyết trình tại Softbank World 2023 vào ngày 5 tháng 10 về việc sử dụng AI tổng quát trong phản ứng của quốc hội Rikusho nói, ``Bạn có thể nghĩ rằng việc trả lời các hội đồng chỉ là một cuộc hỏi đáp, nhưng trong khu vực tư nhân, đó là một ủy ban quản lý, cái gọi là cơ quan ra quyết định Các nhà quản lý bận rộn trả lời các hội đồng khoảng nửa năm, vì vậy việc cải thiện năng suất trong lĩnh vực này sẽ dẫn đến sự cải thiện đáng kể về mức độ hoạt động của tòa thị chính''

Trụ sở Xúc tiến Công trình Công cộng SoftBank Tổng Giám đốc Rikuteru Kashiwagi

Từ mùa giải tiếp theo trở đi, Thành phố Hyuga sẽ nỗ lực cho phép trao đổi thông tin hai chiều với người dân sử dụng LINE làm BƯỚC 2

"Tôi nghĩ việc chia sẻ thông tin theo cả hai hướng bằng LINE trong trường hợp xảy ra thảm họa là rất quan trọng và phát triển thành phố trong khi chia sẻ thông tin giống nhau với người dân Để làm được điều này, chúng ta cần tạo ra một môi trường an toàn và bảo vệ nghiêm ngặt thông tin cá nhân Chúng ta không được nhập thông tin cần thiết cho AI và chúng ta phải tránh cho rằng tất cả các câu do AI tạo ra đều đúng Khi giải quyết những vấn đề này, tôi muốn nỗ lực cải thiện dịch vụ công dân cho người dân'' (Thị trưởng thành phố Hyuga) Kohei Toya, ngày 5 tháng 10 tại Softbank World 2023)

Vào ngày 5 tháng 10, Yusaku Kirito, Tổng Giám đốc Bộ phận Bán hàng Chính quyền Địa phương của Microsoft Nhật Bản, công ty cung cấp “Microsoft Azure OpenAI” cho nghiên cứu chung, đã tham gia bài giảng tại Softbank World 2023

Ông cho biết rằng các lĩnh vực mà AI tổng quát có thể được sử dụng trong chính phủ bao gồm nhiều hoạt động tư vấn và xử lý khiếu nại, tóm tắt tài liệu về các tài liệu và báo cáo chính sách, tạo tài liệu như đề xuất chính sách, báo cáo và câu trả lời cũng như tìm kiếm bằng ngôn ngữ tự nhiên cho nhiều câu hỏi khác nhau

Các ứng dụng của AI tạo ra trong lĩnh vực công cộng

Vào tháng 6 năm nay, Thành phố Kobe đã trở thành thành phố đầu tiên trong cả nước ban hành sắc lệnh liên quan đến Generative AI, bao gồm cả ChatGPT Dựa trên sắc lệnh này, sau khi xác nhận sự an toàn, Thành phố Kobe sẽ xây dựng môi trường sử dụng duy nhất sử dụng "Dịch vụ Azure OpenAI" và tiến hành sử dụng thử nghiệm

Vào tháng 6 năm nay, Chính quyền Thành phố Tokyo đã công bố các ví dụ sử dụng hiệu quả cho nhân viên của Chính quyền Thành phố Tokyo và thiết lập các hướng dẫn về việc sử dụng AI sáng tạo nhằm cải thiện chất lượng dịch vụ hành chính và cải thiện chất lượng dịch vụ (QOS) của chính quyền thành phố bằng cách cho phép nhân viên sử dụng công nghệ mới một cách hợp lý

Hướng dẫn sử dụng AI sáng tạo ở Tokyo

Thành phố Osaka cũng đã ban hành hướng dẫn sử dụng AI do Thành phố Osaka tạo ra (để xác minh chung) vào tháng 9 năm nay

“Tôi nghĩ tình hình hiện nay là chính phủ và chính quyền địa phương đang thảo luận về việc thích ứng với tốc độ ngày càng nhanh” (Yusaku Kirito, ngày 5 tháng 10, Softbank World 2023)

Ông Yusaku Kirito, Tổng Giám đốc, Bộ phận Bán hàng Chính quyền Địa phương, Microsoft Nhật Bản

OpenAI cũng cung cấp phiên bản ChatGPT miễn phí, nhưng về sự khác biệt giữa dịch vụ này và Dịch vụ Azure OpenAI, ông Kirito giải thích: ``Là một AI có trách nhiệm, chúng tôi không tính đến vấn đề đạo đức và chúng tôi đang đề xuất Azure OpenAI như một AI được tạo ra có thể được sử dụng bởi người dùng cấp doanh nghiệp, với mức độ bảo mật an toàn cho các tập đoàn và chính quyền địa phương cũng như chất lượng dịch vụ SLA được đảm bảo nhất định''

Sự khác biệt giữa CharGPT miễn phí và “Dịch vụ Azure OpenAI”

Microsoft có kế hoạch phát hành ``Microsoft 365 Copilot'' ra công chúng vào tháng 11, cho phép bạn sử dụng các chức năng AI thế hệ trong Word, PowerPoint, Excel, vv và Thành phố Hyuga cũng sẽ sử dụng nó trong tương lai