Với việc thành lập Cơ quan kỹ thuật số, DX hành chính của Nhật Bản đang bước vào một giai đoạn mới Việc số hóa các dịch vụ hành chính đã có những tiến bộ nhất định cùng với sự phổ biến của các ứng dụng trực tuyến và thẻ My Number Tuy nhiên, thách thức thực sự không phải là thay thế giấy bằng điện tử mà là thiết kế lại vai trò của chính phủ và khu vực tư nhân, đồng thời phát triển chúng thành các dịch vụ mà người dân có thể sử dụng một cách tự nhiên Trong hoàn cảnh này, những nỗ lực của Govtech, hợp tác giữa chính phủ và khu vực tư nhân cũng như sử dụng công nghệ để cải thiện các dịch vụ công và thủ tục hành chính, đang thu hút sự chú ý Chúng tôi đã hỏi Hikaru Kusaka, giám đốc đại diện của Hiệp hội Govtech, về vị trí hiện tại của thị trường Govtech, việc sử dụng AI và các dịch vụ của chính quyền địa phương sẽ như thế nào trong 5 năm tới

Hiệp hội Govtech, ra đời từ thị trường Govtech đang mở rộng

──Xin vui lòng cho chúng tôi biết về bối cảnh thành lập Hiệp hội Govtech

Giám đốc đại diện Hiệp hội Hợp nhất Tổng hợp Govtech Hikaru Kusaka

Ông Kusaka: Chúng tôi đã thành lập Hiệp hội Govtech vào tháng 11 năm 2022 và nền tảng của việc này là Cơ quan Kỹ thuật số được ra mắt vào năm 2021 và cuối cùng một tháp kiểm soát chính sách kỹ thuật số của Nhật Bản đã được hình thành Mặt khác, tôi cảm thấy rằng khi quá trình số hóa chính phủ bắt đầu có đà, sự phân chia vai trò giữa khu vực công và tư nhân sẽ trở nên mơ hồ hơn bao giờ hết Hơn nữa, trong lĩnh vực kiến ​​trúc và kỹ thuật dân dụng, có sự phân công lao động rõ ràng, trong đó chính phủ chịu trách nhiệm thiết kế và cấp phép hệ thống, còn khu vực tư nhân chịu trách nhiệm xây dựng thực tế Tuy nhiên, trong thế giới kỹ thuật số, các thủ tục bao gồm từ các lĩnh vực liên quan chặt chẽ đến cuộc sống hàng ngày như di chuyển, sinh con/chăm sóc trẻ em, chăm sóc điều dưỡng và lương hưu cho đến thành lập tập đoàn và đăng ký bất động sản Kết quả là, rất khó để biết bộ, cơ quan nào chịu trách nhiệm về thủ tục nào và khu vực tư nhân sẽ chịu trách nhiệm về quy trình này ở đâu

Các hệ thống mới trong khu vực công không thể được tạo ra bởi chính phủ hoặc khu vực tư nhân một mình và trừ khi có nền tảng cho sự đồng sáng tạo công-tư, các dịch vụ được sử dụng thực tế sẽ không mở rộng Chúng tôi tin rằng Hiệp hội Govtech là một tổ chức chuẩn bị nền tảng cho việc này và các thành viên của chúng tôi bao gồm nhiều thành viên khác nhau, bao gồm chính quyền địa phương, nhà tích hợp hệ thống, nhà cung cấp đám mây, nhà cung cấp ứng dụng và các công ty liên quan đến cơ sở hạ tầng Hội đồng bao gồm đại diện từ các tổ chức thúc đẩy công nghệ dân sự và chúng tôi cũng đang cộng tác với các tổ chức công nghiệp khác

──Bạn nghĩ gì về hiện trạng thị trường Govtech?

Mr Kusaka: Cho đến vài năm trước, không có nhiều doanh nghiệp hoặc sáng kiến ​​có thể được phân loại là GABTECH, nhưng giờ đây con số này chắc chắn đang tăng lên Thẻ My Number đã trở nên phổ biến hơn và các thủ tục hành chính trực tuyến ngày càng hoàn thiện hơn Cơ sở hạ tầng cho Mynaportal cũng đang được triển khai

Đây mới là điều thực sự quan trọng Cho đến nay, việc số hóa được thực hiện trên cơ sở từng dịch vụ, nhưng trong tương lai, các dịch vụ và dữ liệu sẽ cần được kết nối thông suốt với nhau Mặc dù điều này là phổ biến trong các dịch vụ tư nhân, nhưng nó vẫn chưa được thực hiện đầy đủ trong khu vực công và có nhiều nhiệm vụ trong đó dữ liệu bị phân mảnh và vẫn ở dạng tương tự Vì vậy, tôi nghĩ chủ đề tiếp theo sẽ là vượt qua rào cản và kết nối

Loại bỏ nhu cầu “đi và thu thập” các dịch vụ hành chính

──Dịch vụ hành chính thành phố sẽ thay đổi như thế nào sau 5 năm nữa?

Ông Kusaka: Trước hết, tôi nghĩ rằng bản thân quy trình làm việc sẽ thay đổi khi hệ thống kinh doanh nội bộ được nhân viên chính quyền địa phương sử dụng trở nên chuẩn hóa hơn Chúng ta sẽ chuyển từ kỷ nguyên trong đó công việc được cấu trúc theo các hệ thống cũ sang kỷ nguyên trong đó phong cách làm việc sẽ thay đổi để phù hợp với các luồng kinh doanh mới Những công việc không thể thực hiện được nếu không đến văn phòng chính phủ giờ đây sẽ có thể được thực hiện trên đám mây hoặc từ xa và AI sẽ có thể hỗ trợ một số công việc mà chỉ con người mới có thể thực hiện được

Mặt khác, các dịch vụ dành cho cư dân sẽ còn có những thay đổi lớn hơn nữa Hiện tại, người dân phải truy cập Mynaportal hoặc trang web của chính quyền địa phương và tự tìm kiếm thông tin cần thiết, mặc dù các thủ tục được thực hiện bằng kỹ thuật số Nói cách khác, đó là một cấu trúc trong đó các dịch vụ của chính phủ được cung cấp Trong tương lai, các dịch vụ của chính phủ sẽ được tích hợp vào các ứng dụng của khu vực tư nhân mà mọi người sử dụng hàng ngày Ví dụ: nếu một gia đình sử dụng ứng dụng nuôi dạy trẻ, một thông báo sẽ tự động xuất hiện với nội dung: ``Khu vực của bạn đủ điều kiện nhận trợ cấp này Bạn có muốn đăng ký không?'' và toàn bộ quá trình sẽ được hoàn tất Nếu các dịch vụ hành chính đi kèm này trở nên phổ biến thì thủ tục hành chính sẽ trở thành một phần của cuộc sống hàng ngày

Đây không chỉ đơn giản là vấn đề chuyển điểm liên lạc sang điện thoại thông minh mà còn là sự thoát khỏi cái gọi là hệ thống ứng dụng và một thế giới trong đó hỗ trợ cần thiết được cung cấp ở định dạng đẩy Luồng thông báo, ứng dụng, lợi ích và báo cáo sẽ trở nên liền mạch hơn không chỉ trong việc nuôi dạy trẻ mà còn trong lĩnh vực phúc lợi và chăm sóc điều dưỡng cho người già

Giá trị của DX hành chính được thể hiện qua việc hỗ trợ người cao tuổi và việc sử dụng AI

──Ngay cả hiện nay, vẫn có quan điểm cho rằng người cao tuổi khó làm quen với công nghệ số nhưng có thể xem xét hỗ trợ như thế nào?

Ông Kusaka: Tôi nghĩ người cao tuổi là đối tượng được hưởng lợi nhiều nhất từ ​​công nghệ kỹ thuật số Nhiều người ở độ tuổi 60 và 70 hiện sử dụng điện thoại thông minh và SNS hàng ngày Vấn đề không phải là chúng ta không thể sử dụng công nghệ số mà là chúng ta không biết về sự tồn tại của các dịch vụ của chính phủ và không có ai dạy chúng ta về chúng Kỹ thuật số cho phép dễ dàng tối ưu hóa để phù hợp với từng cá nhân, chẳng hạn như thay đổi kích thước phông chữ và đọc to Điểm mạnh chính của chúng tôi là có thể cung cấp các dịch vụ hành chính phù hợp với từng cá nhân, không phân biệt tuổi tác

Để người cao tuổi sử dụng các dịch vụ của Govtech, điều quan trọng là phải cộng tác với các lớp học về điện thoại thông minh tại các cửa hàng di động, nhân viên hỗ trợ sử dụng kỹ thuật số và nguồn nhân lực địa phương, thay vì chỉ dựa vào chính quyền địa phương Tôi tin rằng những gì đang xảy ra ở Nhật Bản không chỉ là sự chia rẽ về mặt kỹ thuật số, mà là sự chia rẽ về mặt xã hội, nơi không có ai ở gần để dạy dỗ chúng ta Khi quá trình số hóa tiến triển, điều cuối cùng trở nên quan trọng là sự kết nối giữa con người với nhau

──AI sẽ thay đổi hoạt động của chính quyền địa phương ở mức độ nào?

Ông Kusaka: Hiện tại, thay vì thay thế hoàn toàn công việc, nó đóng vai trò chính trong việc hỗ trợ nhân viên làm việc và ra quyết định Một ví dụ dễ hiểu là việc tạo ra các phản hồi của quốc hội, trong đó AI có thể thực hiện nghiên cứu sơ bộ và tạo ra bản dự thảo dựa trên các phản hồi trước đây và các tài liệu liên quan Hơn nữa, bằng cách sử dụng AI, cũng có thể chỉnh sửa lại các bài phát biểu của thị trưởng và các tài liệu hành chính để dễ hiểu hơn đối với từng đối tượng mục tiêu, chẳng hạn như đối tượng nhắm đến các gia đình có trẻ em hoặc người già Những gì từng là phổ biến thông tin thống nhất giờ đây có thể được cung cấp theo cách phù hợp với từng người dân

AI cũng có hiệu quả trong việc hoạch định chính sách Việc xem xét dựa trên sự phân bố dân cư và đặc điểm khu vực, chẳng hạn như xem xét vị trí của các trường mẫu giáo, đòi hỏi một lượng phân tích dữ liệu khổng lồ, nhưng việc sử dụng AI giúp việc trực quan hóa và so sánh hiệu quả hơn Tuy nhiên, chỉ có con người mới đưa ra quyết định Tôi nghĩ AI nên được sử dụng như một công cụ để sắp xếp các tài liệu phán đoán và hỗ trợ đưa ra các quyết định tốt hơn

Sự thành công hay thất bại của DX chính quyền địa phương được quyết định bởi con người và hệ thống chứ không phải công nghệ

──Điều quan trọng nhất trong việc thúc đẩy DX chính quyền địa phương là gì?

Ông Kusaka: Quan trọng hơn công nghệ là con người và hệ thống Từ trước đến nay, nhân viên chính quyền địa phương được yêu cầu phải là những người tổng hợp với giả định có thể được thuyên chuyển, nhưng trong thời đại AI, những chuyên gia có kiến ​​thức sâu rộng trong từng lĩnh vực sẽ càng trở nên quan trọng hơn Anh ấy am hiểu về phúc lợi và cũng hiểu biết về công nghệ kỹ thuật số Nó mạnh về chính sách chăm sóc trẻ em và cũng có thể sử dụng AI Lý tưởng nhất là những người như vậy sẽ có mặt tại chỗ Những người chỉ am hiểu về công nghệ số sẽ không thể hiểu sâu sắc những vấn đề thực tế trong lĩnh vực này

Hệ thống đánh giá nhân sự cũng rất quan trọng Dù công nghệ số có tốt đến đâu, DX cũng sẽ không phát triển trừ khi có một hệ thống trong đó nhân viên có thể đương đầu với thử thách và nỗ lực của họ được đánh giá một cách công bằng Để một tổ chức có thể thay đổi, cần phải tạo ra một môi trường nơi mọi người có thể trở nên nghiêm túc Hiện nay, việc tận dụng nguồn nhân lực bên ngoài là rất hiệu quả và nhiều chính quyền địa phương đang mời cố vấn bên ngoài Tuy nhiên, thật khó để thay đổi hoàn toàn nếu chỉ có những người đến từ bên ngoài Điều hiệu quả nhất là có một nhà lãnh đạo kỹ thuật số nội bộ được hỗ trợ từ bên ngoài

──Bạn nghĩ xã hội Govtech lý tưởng sẽ như thế nào?

Ông Kusaka: Xã hội GABTECH lý tưởng mà tôi nghĩ đến là một xã hội trong đó các dịch vụ hành chính không phải là thứ gì đó đặc biệt mà được tích hợp một cách tự nhiên vào cuộc sống hàng ngày Hơn nữa, khu vực công và tư nhân nên chia sẻ vai trò một cách phù hợp và công nghệ Nhật Bản nên được sử dụng đầy đủ trong khu vực công Trong tương lai, còn có khả năng mở rộng dịch vụ GABTECH có nguồn gốc từ Nhật Bản ra nước ngoài

Nhật Bản vẫn có mức độ tin cậy cao đối với nước ngoài, nên khi hỗ trợ phát triển cơ sở hạ tầng ở ASEAN (Hiệp hội các quốc gia Đông Nam Á) chẳng hạn, chúng tôi mong muốn dịch vụ GABTECH của Nhật Bản được sử dụng làm thế mạnh trong việc chống lại nguy cơ rò rỉ thông tin Nếu dịch vụ GABTECH của Nhật Bản được sử dụng ở các quốc gia khác, nhu cầu chiến lược trở thành sự hiện diện không thể thiếu trong cộng đồng quốc tế sẽ được đảm bảo và điều này cũng có thể góp phần đảm bảo an ninh kinh tế của Nhật Bản Một trong những chủ đề của Hiệp hội Govtech là làm cho các dịch vụ Govtech của Nhật Bản được công nhận trên toàn thế giới